Auditor a fotbalový trenér, co mají společného?

Proč mohou být audity užitečné

"Zase ty nudné a zbytečné audity. Je to jen zbytečná práce." Je vám to povědomé? Pokud ano, je možná na čase se zeptat, zda tomu tak skutečně je a zda mohou být audity také užitečné a smysluplné. A pokud ano, jak by měly být audity plánovány a prováděny, aby se všichni zúčastnění těšili na další audit a aby se jejich přínos projevil i ve výsledcích společnosti?

Abychom pochopili, jaký přínos mohou mít "dobré" audity pro organizaci, musíme se na chvíli vrátit k významu systémů řízení. Systémy řízení jsou manažerským nástrojem pro řízení společností orientovaných na budoucnost, správnost právních předpisů a s vědomím rizik. To zahrnuje:

Řízení očekávání zúčastněných stran
Jasné a perspektivní strategické řízení
Řízení příležitostí a rizik
Zapojení zaměstnanců prostřednictvím odpovědného vedení
Robustní a tržně orientované procesy
Zajištění souladu s právními předpisy a minimalizace rizik odpovědnosti
Být učící se organizací, která se "učí z chyb" a "rozvíjí se přizpůsobováním se změnám na trhu".

Systémy řízení však mají až příliš často image "byrokratických, dusných a inovaci bránících systémů". Pokud se pak audity zaměřují pouze na kontrolu "dodržování byrokracie", může to vést k ještě nižšímu přijetí systémů řízení.

Fotbalový trenér a auditor

Jak se mohou organizace dostat z tohoto začarovaného kruhu? Jak mohou audity pomoci? Jaké předpoklady je třeba vytvořit?

Pokud chce fotbalový tým vyhrát turnaj, trenér si stanoví průběžné cíle, podívá se na silné a slabé stránky svého týmu a týmu soupeře, určí strategii a taktiku, určí možné sestavy pro zápas a trénink zaměří na vítězství v jednotlivých zápasech. Během přípravné fáze před turnajem a během jednotlivých zápasů se tým neustále "upravuje", aby dosáhl stanovených cílů (upravuje se taktika, mění se hráči atd.). Po skončení turnaje mohou novináři odpovídat na otázky: Jaké byly faktory úspěchu vítězství? Proč jsme tentokrát neuspěli?

Fotbaloví fanoušci zde mohou sledovat takzvaný cyklus PDCA (Plan, Do, Check, Act), který je v řeči systémů řízení základem každého strategického a operativního řízení:

Plánuj: Určíme, čeho chceme dosáhnout a jak.
Dělej: Děláme to, co chceme dělat.
Kontroluj: Ověřujeme si, že jsme stále na "správné cestě" a že dosáhneme svých cílů.
Jednej: Korigujeme, když se nám zdá, že nedosahujeme požadovaných výsledků a cílů. Využíváme svůj potenciál a dále se rozvíjíme.

Jsme zkrátka učící se organizace, která se přizpůsobuje potřebným změnám prostřednictvím reflexe a inovací, "řídí" rizika a vhodně využívá příležitostí.

Systémy řízení využívají různé metody sebehodnocení a externího hodnocení/reflexe s ohledem na minulou, současnou a očekávanou budoucí situaci, např.

Řízení procesu s výhledem do budoucna: Budeme schopni dodávat včas s danými parametry? Provedli jsme opatření podle plánu a dosáhneme svých cílů?
Přezkoumání ze strany vedení: Dosáhli jsme svých cílů? Jak hodnotíme naši situaci s ohledem na očekávaný budoucí vývoj? Co si ponecháme? Co změníme?
Zpětná vazba od zaměstnanců (např. návrhy na zlepšení), dalších zúčastněných stran (např. úřadů).
Audity: interní, ze strany zákazníků, nezávislých třetích stran.

Audity jsou prostředkem reflexe a hodnocení.

Audit lze také využít k identifikaci příležitostí a rizik. Zde se hodnotí soulad a účinnost činností společnosti s požadavky systémů řízení. Audity tak poskytují odpovědi na otázky pro strategické a operativní řízení:

Děláme věci podle plánu? (Shoda)
Děláme věci správně a způsobem, který nám umožňuje nadále dosahovat našich cílů? (Efektivita)
Jaká rizika hrozí společnosti, pokud včas nepřijmeme protiopatření? Jaké další možnosti můžeme využít? (Inovace).

Za předpokladu, že se audity provádějí v souladu s těmito podmínkami, je diskuse o smyslu auditů zbytečná. Vynaložený čas se vrátí tím, že budou přijata opatření k odstranění nedostatků ve vedení, procesech a systémech.

Snižuje chyby a procesní náklady, zlepšuje strukturu nákladů a zvyšuje marže.
Zvyšuje spokojenost zákazníků a dalších zúčastněných stran, a tím případně snižuje objem prodeje nebo náklady na získání nových zákazníků.
Zvyšuje se spokojenost zaměstnanců (což může ušetřit náklady na frustraci a fluktuaci) a ve firmě se udržují cenné znalosti.
Síla inovací vede k novým obchodním příležitostem.

Celkově lze říci, že audity mohou mít pozitivní dopad na rozvahu společnosti a být dobrou investicí. Jaké jsou však podmínky pro to, aby byl audit takto úspěšný?

Přemýšlení kolem

Při naší každodenní školicí a poradenské práci se setkáváme nejen s mnoha pozitivními příklady, ale také například s výroky o auditorských postupech, které nedávají smysl, například:

Budou probíhat pouze kontroly dodržování předpisů: Děláme věci tak, jak byly navrženy? Není kladena otázka, zda JAK děláme věci, je stále vhodné (tj. efektivní).
Provozní procesy jsou kontrolovány, procesy řízení jsou vynechány.
Auditovaní mají pocit, že se účastní státní zkoušky, protože jsou auditováni jako osoby, nikoli jako systémy.
Audity se zaměřují pouze na to, co nefunguje. To, co funguje dobře, se nehodnotí.
Auditoři jsou považováni za "potížisty", kteří zabírají čas.
Vedoucí pracovníci a zástupci mají za cíl zajistit, aby audity neidentifikovaly "anomálie" (skrývání nedostatků je odměňováno, odstraňování nedostatků nikoli).
Audity se provádějí pouze proto, že jinak neexistuje certifikát ISO.
Výsledky auditů se nevyužívají, tj. nedostatky se neřeší, příležitosti se nevyužívají.

Pokud to vztáhneme k cyklu PDCA, znamená to, že se zbavujeme možnosti kontroly a jednání. Je to proto, že tyto kontrolní podmínky nevedou k otevřené atmosféře, která je pro užitečné kontroly nezbytná.

Co kdyby...

audity byly chápány jako společné systematické posuzování shody a účinnosti obchodních operací a kontroly s požadavky systémů řízení (tj. posuzujeme také, zda jsme dobře připraveni na budoucnost).
auditor a auditovaný společně jako tým detektivů pátrajících po potenciálu ke zlepšení?
bychom ocenili a oslavili každou odhalenou a odstraněnou slabinu, každý využitý potenciál a každé zmírněné riziko?

Pak by audity...

byly důležitým nástrojem pro učící se organizaci
přispívaly k ekonomickému úspěchu organizace
si posvítily na výkonnost zaměstnanců, manažerů a týmů.

Předpoklady a faktory úspěchu

Jaké jsou tedy příznivé předpoklady a faktory úspěchu "dobrých" auditů?

Zavedení zdravé kultury auditu
- Dobré pochopení toho, k čemu mohou audity sloužit.
- "Zdravá" kultura chyb v organizaci a touha dále se rozvíjet.
- Vyškolení auditoři s profesionalitou, nadšením, empatií, komunikačními dovednostmi a schopností řešit konflikty.
- Auditovaní, kteří jsou otevřeni dalšímu rozvoji organizace.
- "Závazek" a účast vedení organizace.
Důkladné plánování v předstihu
- Definování cílů, kritérií a rozsahu auditu s přihlédnutím k organizačním rizikům.
- Plánování potřebných účastníků (auditorů, auditovaných osob) a dostatku času.

3. Cílené provádění auditů

- zjišťování a dokumentování důkazů o souladu a účinnosti řídicích a provozních procesů.
- použití cyklu PDCA jako modelu auditu a jako nástroje pro rozvoj organizace. Důraz by například mohl být v auditu kladen na "Jednej", pokud je známo, že auditovaná oblast zde není dostatečně silná. (V ideálním případě je v rovnováze Plánuj, Dělej, Kontroluj, Jednej).
- nebojte se neshod! Je to motor rozvoje a pomáhá včas rozpoznat rizika. Jasně formulujte a sdělujte "neshody". Identifikace a eliminace neshod je mocným nástrojem pro minimalizaci rizik odpovědnosti.
- identifikace potenciálních a možných rizik.
- rozpoznání pozitivního vývoje v auditované oblasti.
- na konci auditu poskytnout zpětnou vazbu o zjištěných silných a slabých stránkách způsobem, který vyzve auditora a auditovaný subjekt k dalšímu setkání.
- profesionální řízení kontroly auditorem.

4. Důsledné sledování kontrol

- vyhodnocení výsledků auditu, sdělení zúčastněným stranám a vyvození potřeby opatření.
- v případě neshod: Analýza kořenové příčiny a zahájení nápravných opatření.
- u potenciálních nedostatků: posouzení, zda a v jaké formě je lze využít.
- vedení se zaměřuje na stav implementace a účinnost opatření vyplývajících z výsledků auditu.

Závěr:

Audity mohou být cenným přínosem pro úspěch společnosti. Pokud se audity zaměřují na hodnocení efektivity činností, které děláme, ve vztahu k dosahování cílů, poskytují cenné výsledky pro efektivitu a účinnost organizace. Posuzování shody s požadavky na systémy řízení a procesy a shody s právními požadavky zajišťuje, že očekávaných výsledků je dosaženo způsobem, který je v souladu s právními předpisy. Tímto způsobem se minimalizuje a úspěšně řídí odpovědnost a obchodní rizika. Důležitými předpoklady úspěchu auditů jsou vytvoření zdravé kultury auditu, angažovanost vedení, dobře vyškolení auditoři, řádné plánování a příprava auditu, profesionální vedení auditu a důsledné vyhodnocení a využití výsledků auditu.