Jak naplánovat a vést interní audity vzdáleně.

Interní audity byly donedávna prováděny ve velké míře přímo v provozovně společnosti, avšak současná situace přináší nové výzvy: Mnoho zaměstnanců pracuje stále z domova a pracovní cesty se staly velmi výjimečné.  To, co se původně jevilo jako dočasné řešení, nyní probíhá již několik měsíců.

Některé společnosti využívají pandemii jako příležitost zásadně přehodnotit své pracovní zvyklosti - a dokonce i provádění auditů. Takzvané audity na dálku byly zatím spíše výjimkou než pravidlem. Stále více společností si ale nyní klade otázku, zda mohou nebo musí skutečně provádět své interní audity tak, jak byly původně koncipovány.

To samozřejmě vyvolává celou řadu dalších otázek. Za prvé: Jaký je rozdíl mezi pojmy „na dálku“, „na místě“ a „mimo provozovnu“? Může být vzdálený audit úspěšný, i když auditor není přítomen na místě? Jaká jsou rizika a příležitosti auditů na dálku? Co je třeba vzít v úvahu, aby byla trvale zajištěna kvalita takových auditů na dálku?

 Standardy pro provádění auditů na dálku již nějakou dobu existují

Již dlouho před omezeními způsobné COVID-19 bylo možné provádět audit na dálku. Odpovídající definice a základy pro provádění těchto auditů jsou obsaženy ve standardu ISO 19011:2018, pro audity nezávislými třetími stranami (audity třetích stran) pak v dokumentu IAF MD 04: 2018. Standard ISO 19011 je jakýmsi zakládajícím dokumentem pro provádění interních auditů na dálku a dokument IAF MD04 poskytuje praktické rady pro plánování a realizaci těchto auditů.

Mohou být interní audity prováděné na dálku stejně úspěšné jako ty na místě?

V rámci našich školení pro interní auditory se účastníci dozví, o čem interní audity v zásadě jsou: konkrétně o posuzování shody a účinnosti systémů managementu tak, aby byly systémy v souladu nejen s daným standardem, ale i s dalšími relevantními požadavky a samozřejmě se specifickými požadavky zákazníka. V ideálním případě by se auditorovi mělo podařit vytvořit atmosféru založenou na důvěře mezi ním a auditovaným. Pro organizace, které se snaží flexibilně rozvíjet a reagovat na vnější impulzy, je toto nutností Na našich kurzech interním auditorům ukazujeme, jak je důležité tyto aspekty do samotného auditu zahrnout. Lze je však tyto aspekty  aplikovat při vzdálených auditech?   

Na základě našich zkušeností se vzdálenými audity v Lloyd´s Register a zpětné vazby od interních auditorů na straně zákazníka můžeme na tuto otázku odpovědět jednoznačným ano. Samozřejmě existují určité limity, vzdálené audity nabízí výhody i nevýhody, rizika i příležitosti. Využívání informačních technologií je spojeno s určitými omezeními ve srovnání s audity na místě.  To platí zejména pro komunikaci během auditu; i náhodně vybrané vzorky je obtíženější hodnotit. Tomu je možné předejít správným naplánováním a přípravou ze strany auditora i auditovaného. Během prohlídky provozu je velmi užitečná webová kamera nebo i kamera v mobilním telefonu. Inovativní strategii vzorkování lze použít k integraci dalších lokalit, projektů nebo dříve nepřístupných oblastí. Vzdáleně se také může auditu účastnit více auditorů současně.  Je samozřejmě zapotřebí, aby byl takový audit více koordinován pro efektivní spolupráci všech zúčastněných. V některých rizikových oblastech a procesech může být audit na dálku dokonce přijatelnější variantou. Tyto audity lze případně provádět častěji, aniž by došlo k překročení plánovaného  časového rámce.

Samozřejmě i my auditoři se nijak nelišíme od ostatních pracovníků. Zejména v oblasti komunikačních technologií je třeba se hodně učit a ledacos prodiskutovat. Musíme se vypořádat s nepředvídanými situacemi: Co dělat, když se například přeruší spojení? Jak zabráníme ozvěnám při mluvení? Náš tip: Je dobré si předem zkontrolovat využívané technologie. Tak si budete jistější, že audit proběhne bez přerušení.

Závěr

Interní audity lze provádět na dálku a neměly by být odkládány kvůli nejasné situaci. Některé nevýhody či rizika je možné eliminovat správným plánováním a samotnou přípravou auditu. V rámci provádění auditů na dálku je i možné identifikovat příležitosti a výhody takového auditu a využít je ke zlepšení systému. Interní audity  se tak mohou stát cenným nástrojem pro vývoj systémů management i v časech korony. Z dlouhodobého hlediska bude pravděpodobně převládat kombinace auditů na místě a vzdálených auditů, takže brzy budeme moci využívat to nejlepší z obou světů.