De eerste organisaties zullen over hun boekjaar 2024 moeten rapporteren volgens de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). We hebben de meest relevante vragen uit verschillende webinars van de afgelopen weken verzameld.
De eerste organisaties moeten in 2024 rapporteren over hun boekjaar in overeenstemming met de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). In dit kader organiseerde LRQA een reeks webinars over het onderwerp "Duurzaamheid verhogen: de CSRD/ESRS-vereisten begrijpen". LRQA werkt als implementatiepartner voor het UN Global Compact Network Zwitserland & Liechtenstein (GCNSL). De vier webinars waren gericht op de belangrijkste begrippen en basisprincipes van de CSRD (webinar 1), de algemene toelichtingen inclusief een casestudy over de dubbele materialiteitsanalyse (webinar 2) evenals de onderwerpspecifieke ESRS op milieugebied (webinar 3) en op sociaal gebied (webinar 4)".
Als lid van de GCNSL kun je de opnames van deze webinars gratis bekijken. Niet-leden kunnen de opnames bekijken tegen een vergoeding van 100 Zwitserse frank per webinar. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Tijdens de webinars konden deelnemers vragen stellen. Hier vindt u een verzameling van de meest interessante vragen en antwoorden:
Begrippen en principes van CSRD
Zijn er verplichte toelichtingen voor de themaspecifieke ESRS?
Er zijn geen verplichte toelichtingen voor de themaspecifieke ESRS. Dit was nog wel opgenomen in het ontwerp van het ESRS, maar is gewijzigd in de definitieve versie. Bovendien bevat de definitieve versie van het ESRS niet langer de "pas toe of leg uit"-benadering. Als een onderwerp niet als materieel wordt beschouwd, is er geen uitleg vereist. De enige uitzondering is ESRS E1 Klimaatverandering, waarvoor een gedetailleerde uitleg is vereist als het onderwerp niet als materieel wordt beschouwd.
Accepteren moederbedrijven van buiten de EU over het algemeen de rapportageplicht op groepsniveau, of rapporteren ze alleen op het niveau van EU-dochterbedrijven?
Onze ervaring is dat moederbedrijven van buiten de EU op verschillende manieren omgaan met de rapportageverplichting. Sommige bedrijven kiezen ervoor om van begin af aan op het groepsniveau te rapporteren, ook al is het moederbedrijf pas in 2028 onderworpen aan de vereisten van de MVO-richtlijn. Deze aanpak kan bijvoorbeeld te maken hebben met de interne organisatie, waardoor het efficiënter is om vanaf het begin op groepsniveau te rapporteren dan om voor elke dochteronderneming een apart rapport op te stellen. Andere bedrijven beginnen op het niveau van de dochteronderneming te rapporteren en gebruiken dit als een 'test' om hun rapportageprocessen en bijbehorende sturing te ontwikkelen en te verfijnen, of om organisatorische redenen waarbij de dochterondernemingen grotendeels onafhankelijk zijn. Ongeacht de omstandigheden raden we aan om op groepsniveau te beginnen met rapporteren of op zijn minst de noodzakelijke structuren en gegevensverzameling op groepsniveau op te zetten, zelfs als de rapportage in eerste instantie alleen op het niveau van de dochteronderneming plaatsvindt. Dit zal zorgen voor een soepeler overgang naar uitgebreide rapportage op groepsniveau.
Wat is de relatie tussen de CSDDD en de CSRD en hoe moeten bedrijven zich voorbereiden op de implementatie van beide richtlijnen?
Terwijl de CSRD zich uitsluitend richt op verslaglegging, bevat de CSDDD vereisten voor due diligence op het gebied van mensenrechten en milieu. De CSDDD bepaalt dat de rapportage over de uitvoering van deze due diligence-verplichtingen moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de CSRD-vereisten en daarom moet worden opgenomen in het niet-financiële verslag. Tegelijkertijd vormen de resultaten van de due diligence-processen een belangrijke bijdrage aan het impactperspectief in de dubbele materialiteitsanalyse die de CSRD vereist. Met betrekking tot de aanpak en organisatie van het project zien we een verschil tussen de CSDDD en de CSRD implementatieprojecten. Due diligence-processen, die zeer operationeel en een kernactiviteit op het gebied van duurzaamheid zijn, moeten worden uitgevoerd door de duurzaamheidsteams en worden ondersteund door andere betrokken teams, zoals inkoopteams. Daarentegen wordt de CSRD-implementatie vaak geleid (of in ieder geval sterk betrokken) door het financiële/rapportageteam, dat op zijn beurt nauw samenwerkt met het duurzaamheidsteam. Wij geloven dat deze aanpak zinvol is omdat de duurzaamheidsverklaring deel uitmaakt van de geïntegreerde rapportage van het bedrijf en de financiële/rapportageteams uitgebreide ervaring hebben met het implementeren van rapportagestandaarden of gegevensverzamelingsstructuren.
Hoe kunnen bedrijven hun rapportage volgens de GRI- en IFRS-standaarden voor duurzaamheid integreren in hun CSRD-rapportage?
De GRI-standaarden, die zich richten op het impactperspectief, en de ESRS zijn grotendeels compatibel met elkaar, aangezien het impactperspectief in de ESRS is gebaseerd op de GRI-standaarden (zie de bijbehorende compatibiliteitsindex gepubliceerd door EFRAG). De situatie is vergelijkbaar voor de IFRS-standaarden voor duurzaamheid, die zich richten op risico's en kansen. Er is een relatief grote overlap tussen de ESRS 2 en E1 en de IFRS-standaarden voor duurzaamheid (zie de corresponderende interoperabiliteitsindex gepubliceerd door EFRAG). Als een bedrijf naast de CSRD ook wil rapporteren volgens de GRI of IFRS duurzaamheidsstandaarden, raden we aan om aparte indexen te maken voor de respectievelijke rapportagestandaarden in het rapport. Qua structuur raden we aan om zo'n algemeen verslag te baseren op de CSRD en indien nodig aan te vullen met informatie over de andere standaarden.
Dubbele materialiteitsanalyse
Hoe wordt de dubbele materialiteitsanalyse gecontroleerd? Hoe gedetailleerd moet het proces worden beschreven in het duurzaamheidsverslag?
Op dit moment is voor de dubbele materialiteitsanalyse een beperkte mate van zekerheid vereist. Na verloop van tijd (waarschijnlijk vanaf 2028) zal een redelijke mate van zekerheid vereist zijn. Auditbestendige documentatie van het proces is vereist. Dit omvat gedetailleerde documentatie van de methodologie, de resultaten, de processen en de genomen beslissingen. Deze gedetailleerde documentatie hoeft niet te worden geïntegreerd in het duurzaamheidsverslag. We raden aan om een korte beschrijving van de methodologie, resultaten en processen op een algemeen niveau op te nemen in het duurzaamheidsverslag.
Op welk detailniveau moet de beoordeling van dubbele materialiteit worden uitgevoerd?
De dubbele materialiteitsanalyse moet worden uitgevoerd op het niveau van individuele impacts, risico's en kansen (IRO's). We raden aan de lijst met onderwerpen, subonderwerpen en subsubonderwerpen van het ESRS (ESRS 1, AR 16) te gebruiken als basis voor het identificeren van potentiële IRO's. De IRO's die als materieel worden geïdentificeerd, vormen het uitgangspunt voor het definiëren van de individuele gegevenspunten en openbaarmakingsvereisten die moeten worden gerapporteerd. De als materieel geïdentificeerde IRO's vormen het uitgangspunt voor het definiëren van de individuele gegevenspunten en openbaarmakingsvereisten die moeten worden gerapporteerd.
Moet de materialiteitsanalyse officieel worden goedgekeurd door het management van het bedrijf (bijv. de Raad van Bestuur)?
Het ESRS vereist geen officiële toestemming van het management van de onderneming, bijvoorbeeld van het management of de raad van commissarissen. We raden echter sterk aan om een dergelijke toestemming te verkrijgen, aangezien dit verschillende voordelen heeft. De identificatie van belangrijke IRO's kan bijvoorbeeld een strategische waarde hebben, omdat ze de langetermijnstrategie van het bedrijf kunnen beïnvloeden. Bovendien kunnen duurzaamheidsaspecten in een vroeg stadium worden geïntegreerd in het risicomanagement. Het belangrijkste is dat de betrokkenheid van het senior management helpt om duurzaamheidsoverwegingen in de organisatie te verankeren en een cultuur van bewustzijn en verantwoordelijkheid te bevorderen die verder reikt dan het centrale duurzaamheidsteam.
Sociale standaarden
Hoe maakt het ESRS onderscheid tussen "eigen werknemers" en "werknemers in de waardeketen"?
Het eigen personeelsbestand van het bedrijf omvat alle personen die betrokken zijn bij een kernactiviteit/kernproces van het bedrijf. Dit omvat personen die in dienst zijn van het bedrijf (werknemers) en alle niet-werknemers die personen zijn die een contract hebben gesloten met het bedrijf voor het leveren van arbeid (zelfstandigen/contractanten) en die worden geleverd door externe bedrijven die voornamelijk actief zijn op het gebied van het plaatsen en verhuren van arbeidskrachten. Hieronder vallen dus ook personen die logistieke diensten verlenen op het bedrijfsterrein of marketingactiviteiten en -campagnes uitvoeren voor het bedrijf en aan het bedrijf kunnen worden toegewezen (bijvoorbeeld vanwege hun kleding).
In het ESRS verwijst arbeid in de waardeketen naar alle arbeid in de upstream- en downstreamwaardeketen van het bedrijf waarop het bedrijf een wezenlijke invloed heeft of kan hebben, met inbegrip van de invloed die verband houdt met de eigen activiteiten en waardeketen van het bedrijf, met inbegrip van zijn producten of diensten en zijn zakelijke relaties.
Dit omvat, maar is niet beperkt tot, werknemers die uitbestede diensten uitvoeren op het terrein van het bedrijf (bijv. horecapersoneel of beveiligingspersoneel van derden), werknemers van een leverancier die door het bedrijf is ingehuurd, werknemers van een downstreambedrijf dat goederen of diensten van het bedrijf koopt, werknemers van een leverancier van apparatuur aan het bedrijf die apparatuur van de leverancier (bijv. een fotokopieerapparaat) gebruiken op het terrein van een bedrijf, werknemers van een leverancier van apparatuur aan het bedrijf die apparatuur van de leverancier (bijv. een fotokopieerapparaat) gebruiken op het terrein van een bedrijf en arbeiders die dieper in de supply chain grondstoffen winnen die vervolgens worden verwerkt tot onderdelen die worden gebruikt in de producten van het bedrijf.