W świecie, w którym przepisy, technologia i ryzyko biznesowe oraz oczekiwania interesariuszy stale się zmieniają, wpływając na świadczenie usług przez organizację, skuteczny program audytu oparty na ryzyku jest ważniejszy niż kiedykolwiek. Standardy zarządzania ISO również określają wymagania w tym zakresie w sekcji audytu wewnętrznego 9.2.2: „Organizacja musi zaplanować, ustanowić, wdrożyć i utrzymywać (program) audytów (...), biorąc pod uwagę znaczenie zaangażowanych procesów, zmiany wpływające na organizację oraz wyniki poprzednich audytów”.
Mimo to nadal regularnie słyszę od uczestników moich szkoleń, że organizacje opracowują programy audytów o ustalonym cyklu, często w oparciu o okres ważności certyfikatu ISO. Program jest następnie opracowywany na trzy lata, a każdy proces lub paragraf ISO jest testowany co najmniej raz na trzy lata, „ponieważ ISO tego wymaga”. Konsekwencją takiego „zabetonowanego” programu jest to, że audyty poświęcają zbyt wiele czasu mniej istotnym procesom, podczas gdy rzeczywiste ryzyka pozostają niedostrzeżone i dlatego są wykrywane późno lub wcale.
Takie podejście utrudnia proaktywność i może prowadzić do fałszywego poczucia bezpieczeństwa. Podczas szkoleń LRQA pomagamy audytorom rozwinąć inny sposób myślenia: nie audytujemy w celu przestrzegania zasad, ale w celu zidentyfikowania rzeczywistego ryzyka i wykorzystania możliwości.
Podstawowe zasady programu audytu opartego na ryzyku
Podejście oparte na ryzyku zapewnia, że audyty koncentrują się na obszarach, które mają największy wpływ na organizację. Ale jak zastosować to w praktyce? I jak zapewnić, że audyty nie pozostają tylko mechanizmem kontroli „ponieważ ISO tego wymaga”, ale dodają rzeczywistą wartość?
Program audytu oparty na ryzyku wymaga innego sposobu myślenia. Oto podstawowe zasady, które podkreślam podczas moich sesji szkoleniowych:
1. Identyfikacja rzeczywistego ryzyka
Program audytu opartego na ryzyku rozpoczyna się od dokładnej analizy ryzyka. Oznacza to przyjrzenie się czynnikom wewnętrznym i zewnętrznym, które mają wpływ na organizację, takim jak zmieniające się przepisy i regulacje, technologia, rozwój rynku, oczekiwania interesariuszy. Ponadto należy określić, które procesy są najbardziej krytyczne dla organizacji w odniesieniu do aspektów, które są dla niej ważne. Pomyśl o zadowoleniu klienta, jakości produktu, bezpieczeństwie (żywności), wpływie na środowisko itp.
2. Przedkładanie elastyczności nad sztywność
Praktyczne jest rozpoczęcie od ustanowienia wstępnego programu audytu, nadając wszystkim procesom miejsce, planując ważne procesy z większą częstotliwością (i w wykonaniu z większą szczegółowością) niż te mniej ważne.
Ponadto, program musi mieć jeszcze miejsce na zmianę wraz ze zmieniającymi się okolicznościami. Pomyślmy na przykład o nowym dostawcy, zmieniającym się prawie lub incydencie, który miał miejsce. Należy więc zachować wolne przedziały czasowe, aby móc na nie reagować, co zapewnia elastyczność i odporność.
3. Skup się na skuteczności, a nie tylko na zgodności
Audyt oparty na ryzyku powinien wykraczać poza sprawdzanie zgodności pracowników. Paragraf ISO jest jasny również w tej kwestii: „9.2.1 Organizacja powinna przeprowadzać audyty wewnętrzne w zaplanowanych odstępach czasu w celu uzyskania informacji, czy KMS (....) spełnia: a) własne wymagania organizacji (...) oraz b) został skutecznie wdrożony i utrzymywany.”
Oczywiście ważne jest ustalenie zakresu, w jakim umowy są przestrzegane (a jeśli nie, jaki jest tego (często ważny) powód). Ale „dowodem na to” jest to, czy proces jest skuteczny. Jaki jest zamierzony rezultat, jakie cele zostały ustalone? Dobrym pytaniem, które należy zawsze zadawać, jest: Jak wygląda dobro ? I co zorganizowałeś, aby upewnić się, że faktycznie to osiągniesz (czytaj: jakie ryzyko rozpoznałeś i złagodziłeś)?
4. Zaangażowanie zarządu
Audyty nie są samodzielne, ale stanowią część „zdolności samooczyszczania się” organizacji. Dobre audyty wewnętrzne zapewniają cenny wkład w podejmowanie strategicznych decyzji. Wyniki audytów wewnętrznych nie bez powodu są jednym ze stałych elementów, które zarząd powinien uwzględnić podczas przeglądu zarządzania jako podstawę do ulepszeń.
Program audytu opartego na ryzyku wymaga zatem regularnych konsultacji między zespołem audytu wewnętrznego a Zarządem. Czym Zarząd jest zaniepokojony, co chciałby zbadać, co do czego chce mieć pewność, co go ciekawi itp. Im bardziej konkretne są potrzeby Zarządu, tym bardziej ukierunkowane mogą być audyty wewnętrzne. Dodatkowa zaleta: szansa na to, że raporty z audytów wewnętrznych znikną nieprzeczytane w szufladach jest bardzo mała!
Zmieniająca się rola audytora wewnętrznego
Skuteczne audyty oparte na ryzyku wymagają również zmiany roli audytora, a tym samym potrzebnych umiejętności. Obejmują one świadomość organizacyjną i świadomość ryzyka (zrozumienie, jak organizacja działa w kontekście i gdzie znajdują się prawdziwe punkty bólu), krytyczne i dociekliwe myślenie i zadawanie pytań (nie tylko patrzenie na zasady, ale także bycie ciekawym przyczyny i wpływu) oraz umiejętności komunikacyjne (umiejętność przełączania biegów na wszystkich poziomach organizacji, jasne przekazywanie wyników audytu zarządowi, kierownictwu i pracownikom).
Właśnie dlatego szkolenia są tak ważne. Podczas szkoleń w LRQA dużo pracujemy z praktycznymi przypadkami i interaktywnymi ćwiczeniami, dzięki czemu audytorzy nie tylko zdobywają wiedzę, ale także uczą się bezpośrednio stosować te umiejętności.
Podsumowując: audyty muszą wnosić wartość dodaną
Program audytu oparty na ryzyku nie jest trendem, ale niezbędnym rozwiązaniem dla organizacji, które naprawdę chcą kontrolować ryzyko. Pomaga w bardziej strategicznym rozmieszczeniu audytów i skupieniu się na tym, co naprawdę ważne. Należy odejść od tradycyjnego, sztywnego planowania i przyjrzeć się rzeczywistym zagrożeniom. Wymaga to innego sposobu myślenia, ale ostatecznie zapewnia audyty, które nie tylko kontrolują, ale także przyczyniają się do lepszej wydajności i ciągłego doskonalenia organizacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak LRQA może pomóc Twojej organizacji w audytach opartych na ryzyku? Skontaktuj się z naszym zespołem lub sprawdź nasze możliwości szkoleniowe.